Настройка Своих фирм и операций

Для понимания, что такое «Свои фирмы» и «Операции» необходимо ознакомиться с разделом Схема документооборота ( Свои фирмы, Операции)

Настройка Своих фирм и Операций находится в окне «Сервис»>«Настройка».

Свои фирмы настраиваются на закладке «Свои фирмы», а Операции на закладке «Операции» соответственно.

На этой закладке настраиваются Свои фирмы, каждая из которых может являться, как самостоятельным юридическим лицом, так и структурным подразделением компании. Свои фирмы нужны для разделения документооборота по подразделениям, как внутри компании, так и с контрагентами (товарный оборот, выписка документов и т.д.), раздельного учета активов компании. Своя фирма - один из основных атрибутов документооборота НЭП, который необходим для определения, как минимум одной «подписывающей» стороны документа, структурированного по принципу «от кого, к кому».

Кнопки добавления, редактирования и удаления находятся в нижней части окна.

При добавлении новой Своей фирмы (кнопка ) необходимо заполнить поле «Краткое наименование», предназначенное для внутреннего использования в программе и поле «Полное наименования» для использования в печатных формах документов. Для отображения реквизитов фирмы в печатных формах документов необходимо заполнить соответствующие поля формы (см. картинку ниже).

Обратим внимание на следующие поля:

• Тип Своей фирмы - выберете одно из следующих значений:

  • Юридическое лицо
  • Индивидуальный предприниматель

• Галка «УСН» - необходимо нажать если Своя фирма находится на Упрощённой системе налогообложения.

ВАЖНО! В исходящих документах от Своих фирм с установленной галкой «УСН» не будут отображаться цены и суммы НДС

Так же параметр «УСН» может использоваться в Шаблонах печатных форм« (»см. Настройка Шаблонов печатных форм»

Совет! При заполнении реквизитов новой Своей фирмы можно скопировать реквизиты из старой. Для этого нажмите кнопку «Копировать» на верхней панели окна и выберете из списка фирму, реквизиты которой будут скопированы.

На данной панели находятся кнопки

• Настройка ЭДО - подключения выбранной своей фирмы к сервису «Электронный документооборот» (»см. раздел «Электронный документооборот»);
• Печать - списка отчетов, привязанных к данной форме «Свои фирмы» и доступный для выполнения;

После добавления Своих фирм необходимо настроить операции по каждой из них. Операции используются для дополнительной группировки и классификации документов. Это значит, что помимо «Своей фирмы» у каждого документа есть атрибут «Операция», который позволяет логически разделить документы одного типа (Резерв, Оплата, Реализация, Доставка, Договор и т.д.) на подгруппы. В дополнение, для такой подгруппы можно задать свой список Шаблонов печатных форм, определить, по какому правилу будут нумероваться документы. А так же разделить права доступа к документам в разрезе Операций. (»см. Права доступа по Операциям)

Совет: Операции можно использовать для разделения документов по типу финансовых расчетов (например: «Наличные», «Безналичные», «Последующая оплата» и т.д.) или по типу учета документов («Внутренние», «Внешние» и т.д.)

Добавьте необходимое количество операций. Отредактируйте наименования в соответствии с назначением операции.

Далее необходимо настроить операции по каждой из Своих фирм, в разрезе типов документов (Резерв, Оплата, Реализация, Доставка, Договора и т.д.) и их направления («Входящие» и «Исходящие»)

Для этого сначала необходимо выбрать в выпадающих списках верхней панели Свою фирму и Тип документа, по которым будем настраивать операции.

В настройку операции по фирме входит:

Для каждой Своей фирмы и каждого типа документа, связанного с определенным направлением можно настроить свой список доступных Операций. Для этого необходимо поставить галочки напротив нужных операции в колонке с нужным направлением документа.

Т.е. крайние варианты настройки позволяют, как привязать конкретную Операцию ко всем Своим фирмам по всем Типам документов, так и сделать еë доступной только для одной Своей фирмы и для определенного типа документа.

В качестве приложения для вывода данных (например, для печати или отправки документов) используется MS Excel. Импорт данных в Excel осуществляется через Шаблоны печатных форм.

Шаблоны печатных форм это файлы Excel, в которых настраивается внешний вид печатных форм, указываются импортируемые поля, таблицы, форматирование и формулы. (»см. Настройка Шаблонов печатаных форм)

Список шаблонов так же может быть разным для каждой Своей фирме и каждого типа документа. Шаблоны определяются в текстовых полях в нижней части экрана, в виде списка файлов Excel. Для каждого направления («Входящие» и «Исходящие») задается свой список шаблонов.

Каждая строка списка определяет один шаблон и имеет следующий формат:

Наименование шаблона=Наименование файла.xls

Примечание: В наименование файла может входить относительный путь к шаблону относительно основной папки с шаблонами (определяется в «Настройках подключения» либо в «Основных параметрах базы данных»; такая папка может быть сетевой). По умолчанию все шаблоны лежат в основной папке с шаблонами (для этого нет необходимости указывать относительный путь).

Пример без относительных путей – в поле «Шаблоны для исходящих документов > Резерв» (все шаблоны лежат в основной папке с шаблонами):

СЧЕТ (руб)=СчетИсхРУБ.xls
СЧЕТ (уе)=СчетИсхУЕ.xls
Набор документов (руб)=НаклСчетФРУБ.xls
Спецификация для КЛИЕНТА (уе)=РасхНаклУЕ.xls

Пример с относительными путями к шаблонам – в поле «Шаблоны для исходящих документов > Резерв» (соответствующие шаблоны лежат в подкаталогах основной папки с шаблонами):

СЧЕТ (руб)=Счета/СчетИсхРУБ.xls
СЧЕТ (уе)=Счета/СчетИсхУЕ.xls
Набор документов (руб)=Документы/НаклСчетФРУБ.xls
Спецификация для КЛИЕНТА (уе)=Документы/РасхНаклУЕ.xls

При указании в полях настройки шаблонов зарезервированного ключа <:Reports> к списку шаблонов по операции добавятся отчеты для документов. Отчеты для документов настраиваются в окне «Настройка отчета» (см. раздел «Отчеты»).

После выполнения импорта откроется Excel с оформленном для печати набором данных. Далее уже средствами Excel результат импорта можно сохранить в файл или отправить на печать.

При сохранении, Excel предложит имя файла, которое будет состоять из наименования файла шаблона и номера через нижний знак подчеркивания, например:

СчетИсхРУБ_1.xls

Такой вариант наименования файла не очень удобен для сохранения и отправки клиенту по почте. Можно конечно вручную ввести имя файла при сохранении, но в программе НЭП есть возможность указать правило, по которому Excel должен сформировать это имя и предлагать его при сохранении «по умолчанию».

Правило задаются с помощью строки, которая может содержать произвольный текст с тегами подстановки в качестве параметров. Такая строка указывается после наименования файла шаблона через запятую.

Пример

СЧЕТ (руб)=Счета/СчетИсхРУБ.xls, Счет №<:Check_Number> от <:Check_Date[yyyymmdd]>  

Допустим, мы выводим в Excel документ с номером «Сч-001» от «02.03.2021». При сохранении шаблона, открывшегося с параметрами, как в указанном примере, Excel предложит сохранить файл с именем:

Счет №Cч-001 от 20210302 

Доступные теги:

<:TemplateFileName> - Наименование файла шаблона;
<:Now> - Текущая дата;
<:Check_Number> - Номер документа;
<:Check_Date> - Дата документа;
<:Firm_Alias> - Краткое наименование своей фирмы;
<:Client_Name> -Наименование контрагента;

Для дат можно указать формат вывода в квадратных скобках, например:
<:Check_Date[yyyymmdd]> или <:Now[dd.mm.yy]> 

Примечание Полный список тегов включает в себя наименования полей шапки документа (Title), доступные при редактировании шаблонов (»см. Настройка Шаблонов печатных форм)

Примечание При использовании правила наименования файлов Excel, в процессе импорта сперва создается копия шаблона в папке Temp на локальном компьютере с новым отформатированным по правилам именем. Далее, для передачи данных Excel использует это копию шаблона, что позволяет затем сохранить файл с «правильным» именем.

Для настройки нумерации документов сперва необходимо настроить счетчики. Настройка счетчиков выполняется в окне «Счетчики», которое вызывается с помощью кнопки в верхней панели окна.

Ссылка: Более подробную информацию о настройках счетчика смотрите в разделе Настройка Счетчиков

После настройки счетчиков, можно выбрать нужный в выпадающем списке в табличной части окна «Операции». Как и шаблоны, счетчики для каждой операции, фирмы и типа документов можно указать разные.

Важно! У складских документов есть два поля для номеров документов и на каждый можно определить свой счетчик.
Например, отдельный для накладной («Номер документа 1») и отдельный для счет-фактуры («Номер документа 2»).
Соответственно, в табличной части окна «Операции» нужно указать счетчик и для второго номера

Для копирования настроек между Своими фирмами и типами документов используйте кнопки «Копировать» и «Вставить». При копировании будет предложен выбор, параметры каких операций надо скопировать. При вставке так же необходимо указать какие именно параметры нужно заменить.