Складской учёт в программе

Складской учет в программе НЭП ведется в разрезе складов, партий и проектов (объектов). Это значит, что для каждой позиции справочника «Номенклатура» ведется «физический учет» остатков в базе данных по всем складам и партиям, ассоциированными с данной позицией.

В программе можно определить несколько складов, указав для каждого свои видимые секции (группы). Секцией склада называется ветка дерева номенклатуры. Т.е. можно указать наличие ветки дерева на том или ином складе. Добавление складов, а также определение видимых секций задаются в окне Сервис>Склады, Номенклатура.

Помимо обыкновенного количественного и суммарного учета позиции по складам, в программе ведется партионный учет. Партией здесь называется логическое объединение определённого количества одного наименования товара на складе. Это объединение происходит по одному из следующих признаков: общий номер ГТД и страна происхождения товара, общая себестоимость товара, общий срок гарантии или поставщик.

Для каждой позиции во время приходования на определённый склад создается партия со своими атрибутами (подразумевается приходование в новую партию).

Для партии позиции определены все те же количественные и суммарные поля, что и по складам, а также несколько дополнительных: ГТД, Страна происхождения, Тип партии (купленная, на реализацию), Дата истечения гарантии партии и владелец партии (основной поставщик). Эти поля определяются во время приходования позиций на склад. Также значения вышеуказанных полей можно изменить в окне СКЛАД>Партии, нажав кнопку «редактировать партию».

Позиции на склад можно оприходовать как в новую, так и в предыдущую партию. Списание позиции из партии происходит либо автометодом, либо непосредственным указанием партии.

Усреднённая себестоимость формируется в разрезе складов по каждой позиции и служит в основном как информационная себестоимость (хотя можно вести финансовый учёт и по ней).

Помимо классического вычисления усреднённой себестоимости (от прихода до прихода) возможно включение режима опережающего вычисления.

Опережающую себестоимость включают при следующем режиме работы компании – работа с отпуском в минус с последующим оприходованием товара. Если в момент оприходования позиции на складе существует отрицательный остаток (при разрешённой работе в минус), предыдущие усреднённые себестоимости списания по этой позиции (выписанные ранее в минус) пересчитываются по новой себестоимости, учитывая себестоимость последующего прихода таким образом, как если бы дата этого прихода стояла до появления минуса.

Метод расчета себестоимостей списания определяется в окне «СЕРВИС>Основные параметры базы данных» на закладке «Расчет себестоимостей».

Усредненная себестоимость рассчитывается по каждому из складов и может быть разной. При появлении необходимости отобразить общую уср. себестоимость по всем складам, есть возможность включить пункт «Вести учет уср. себестоимости по всем складам» в окне «СЕРВИС>Основные параметры базы данных» на закладке «Расчет себестоимостей». При этом в окне складов указывается тип отображения уср. себестоимости (общей или по текущему складу).

Себестоимость партии определяется такими же правилами, что и уср. себестоимость (от прихода до прихода, опережающий метод и т.д.), только в разрезе партии.

При списании товара со склада себестоимость партии предполагает выбор партии, из которой необходимо произвести списание. Помимо метода выбора партии вручную, может быть использован автоматический выбор партии по следующим критериям (определяются правами пользователя): FIFO, LIFO, по самой низкой/высокой себестоимости партии.

Оприходование партии возможно по одному из сценариев:

• Создание новой партии;

• Оприходование в существующую партию.

Помимо выбора вручную одного из двух вышеперечисленных сценариев можно задать правила выбора дополнительного сценария оприходования и списания партий:

• При расходе в новую партию брать себестоимость из предыдущей.

• Новая себестоимость – новая партия;

• Объединять партии при совпадении себестоимости и реквизитов (ГТД, страна происхождения);

• Режим прихода при наличии отрицательной партии (Варианты: Отключен, Автозаполнение отрицательных партий при реализации заказа и межскладском переносе, Принудительно заполнять партии с отрицательным количеством).

Данные правила определяются в окне «СЕРВИС>Основные параметры базы данных» на закладке «Расчет себестоимостей».

Перенос со склада на склад осуществляется путём создания расходного документа на клиента, в качестве которого выступает склад, на который переносится товар. В этот расходный документ вставляются позиции с тех складов, с которых переносится товар. На основании этого расходного документа (после его создания) автоматически создаются приходные документы от каждого склада отдельно.

При регулировании поэтапного списания со склада, эти документы могут создаваться как проведёнными, так и непроведёнными для последующего проведения этих документов по каждому из складов соответствующим кладовщиком.

Доступны следующие варианты расчёта себестоимости списания при переносе позиции между складами:

• Себестоимость партии.

• Усреднённая себестоимость.

Данные варианты расчёта себестоимости списания при переносе определяются в окне «СЕРВИС>Основные параметры базы данных» на закладке «Расчет себестоимостей».

При переносе в документах невозможно исправить цену и курс, т.к. фактически переносится только себестоимость.

Расход (приход выполняется по тем же принципам)

Типовой сценарий поэтапного списания:

Шаг 1. Создание документа резерва (непроведённый);

Шаг 2. Резервирование товара на складе (происходит автоматически, либо вручную при включённом режиме многоэтапности);

Шаг 3. Формирование документа расхода;

Шаг 4. Списание позиции со склада (происходит автоматически на основании состава расходного документа, либо вручную при включённом режиме многоэтапности);

Режим многоэтапности списания подразумевает соответствующее разграничение прав для участников вышеизложенного процесса, например:

• Клиент удалённо создаёт документ резерва (например, через web-интерфейс);

• Менеджер подтверждает резерв (проводит документ частично или полностью, тем самым выставляя клиенту счёт);

• Менеджер создаёт документ расхода;

• Кладовщик осуществляет списание товара со склада, проводя документ расхода частично или полностью.

Каждый из вышеперечисленных (проведённых или непроведённых) документов может быть заблокирован от изменений пользователем системы, имеющим на то соответствующие права (например, кладовщиком). При этом у пользователя блокирующего документ может не быть права его редактировать (и наоборот).

Это используется для осуществления, например, такой схемы торговли:

• Менеджер выписывает документ, но не проводит;

• Кладовщик проводит документ, выдаёт товар, после чего блокирует этот документ от последующего изменения менеджером.

Права на блокировку документов, а также на возможность редактировать заблокированные документы задается для каждой группы пользователей в окне «СЕРВИС>Администрирование>Пользователи и группы», закладка «Документы».

Помимо общих прав на блокировку документов, данные права можно сузить по каждому клиенту в окне «КЛИЕНТЫ» нажав правой кнопкой мышки и выбрав пункт меню «Доступ».

Курсы валют настраиваются в окне «СЕРВИС>Курсы валют».

В данном окне представлена таблица курсов по датам их определения, а также кнопки настройки вариантов отображения валютных пар (валюта, относительно которой отображать курс, тип курса (обратный/прямой)).

Для добавления нового курса необходимо нажать кнопку [+], после добавления нового курса необходимо определить отношение всех остальных валют к основной (или любой другой, выбранной в выпадающем меню).

Активность курса помечается галочкой в самой правой колонке таблицы.

Важно, что бы только один курс был активен.

В режиме многоэтапного списания по каждой позиции склада формируются несколько колонок количества и соответствующие суммы остатков, соответствующих каждому из этапов списания:

Помимо стандартных реквизитов (наименование, адрес, контактная информация, банковские реквизиты и т.д.) для каждого клиента можно задать колонку цены по умолчанию (для автозаполнения при формировании документов), ответственного исполнителя или подразделение, набор произвольных атрибутов (конструируемых администратором системы и дающих возможность классифицировать клиента по таким признакам как: поставщик, внутренний, издержки, аренда, пользователь системы, своя фирма, доступ к web и т.д.).

Для каждого клиента ведутся балансы по каждому из классов документов:

• Приход – Заказ, Оплата, Принято;
• Расход – Резерв, Оплата, Отпущено;
• Общий итоговый баланс.

Текущий баланс клиента отображается непосредственно в таблице клиентов.

Также возможен просмотр баланса за определённый период.

Развёрнутую информацию по балансу и товарно-финансовым отношениям с клиентом или группой клиентов можно сформировать с помощью модуля отчётов, используя предварительную фильтрацию по колонкам цен, исполнителям, видам операций, атрибутам, в разрезе позиций склада.

Информацию по доступной отчётности, методам её конструирования, импорту и экспорту в Excel см. в разделе «Отчётность».

В качестве стандартного решения для каждого клиента отображаются (в реальном времени):

• список позиций склада, по которым были отношения за определённый период (резерв, заказ, списание и т.д.; формат отображения идентичен формату таблицы склада);
• текущий баланс клиента, с возможностью просмотра за определённый период;

в режиме приход:

• список документов заказа;
• список документов прихода;
• список документов исходящей оплаты;

в режиме расход:

• список документов резерва;
• список документов расхода;
• список документов входящей оплаты;

Во всех вышеперечисленных списках возможен просмотр за определённый период, фильтрация и сортировка, а также просмотр связей документов.

Возможен перенос документов с клиента на клиента с соответствующим автоматическим пересчётом баланса. Пример: клиенту выставили счёт на определённую организацию, а реально выдачу необходимо произвести другой организации, т.е. после выдачи по счёту необходимо перенести выданный документ на организацию клиента, которая реально забирает товар.

Функциональность окна склада в режиме «Номенклатура»:

Переключение между складами; Древовидное отображение структуры склада; Вызов окон для отображения дополнительной информации о позиции склада в реальном времени: информация о позиции склада, состояние складов, карточка товара, партии по позиции; Поиск по любым отображаемым в таблице склада полям; Конструируемые фильтры для каждого из полей; Сортировка; Быстрый переход со склада на склад по одной и той же позиции. Добавление и удаление выбранных позиций; Возможность перемещения выбранных позиций в другие секции склада. Импорт и экспорт в Excel; Доступ к отчётам в формате Excel.

Описание:

Артикул, Наименование, Модель, Гарантия, Место, Производитель, НДС, Акциз, Объём, Опт1, Опт2, Дата выпуска, Скрытый, В отчёт, В прайс-лист, Единица измерения, Секция, Тип позиции.

Отчётность:

Атрибуты (Используются по аналогии таблицы клиентов для привязки к каждой позиции различных признаков, используемых далее в отчётах. Например: дефицит, не выводить в прайс-лист, для внутренних нужд, публиковать на web и т.д.);

Колонки количества.

Цены:

Таблица расчёта цен: фиксированные и динамические цены, калькулятор расчёта цен.

Дополнительно:

Поле для ввода дополнительной информации.

Псевдонимы: см. ниже.

Отображение списка складов, на которых существует текущая позиция с одновременным отображением основных колонок количества и себестоимости позиции по складам (резерв, заказ, количество, свободно, сумма и т.д.).

Отображение списка документов за определённый период по выбранной в таблице склада позиции в двух режимах: реализация или резерв товара.

Основные возможности:

• Прямое открытие документа;
• Поиск выбранного документа в окне клиентов;
• Отображение связей документа;
• Печать отчётов, экспорт в Excel;
• Контрольный пересчёт себестоимостей списания;
• Отображение остатка на начало периода;
• Отображение, включая непроведённые документы;
• Конструируемые фильтры.

Отображение списка партий по выбранной в таблице склада позиции или документу.

Основные возможности:

• Прямое редактирование партии (ГТД, страна происхождения, гарантийный срок партии, тип партии (купленная, на реализацию), владелец партии (основной поставщик));
• Печать отчётов по партии, экспорт в Excel;
• Поиск по всем полям, конструируемые фильтры, сортировка;
• Возможность отображения дополнительной таблицы со списком документов по выбранной партии для последующего редактирования или поиска выбранного документа в окне клиентов.

• Перенос документов из одной партии в другую. Это используется:
  • a) В случае неопределённости при выписке документов в минус;
  • б) В случае ошибке выбора партии при заполнении документа.

• Перенос партий между позициями склада. Это используется:
  • а) При объединении позиции: перенос всех партий из одной позиции в другую;
  • б) В случае ошибки выбора позиции при заполнении документа.

• Вызов карточки из окна партии с последующим позиционированием на документе партии;
• При открытии окна партии из документа происходит позиционирование на партии, определённой в строке состава документа, и на родительском документе в подокне «Документы по партии».

Функциональность окна склада в режиме «Документы»:

• Отображение общего списка приходных или расходных документов за определённый период;
• Возможность просмотра только межскладских документов;
• Прямое открытие документа;
• Поиск выбранного документа в окне клиентов;
• Поиск по любым отображаемым в таблице полям;
• Конструируемые фильтры для каждого из полей;
• Отображение связей документа;
• Возможность оплатить документ, заблокировать документ;
• Печать отчётов, экспорт в Excel;
• При отображении межскладских документов возможен быстрый переход на связанный документ межскладской операции (CTRL+Click).

Псевдоним представляет собой поле, идентифицирующее или дополнительно описывающее данную позицию. Для каждого псевдонима можно указать единицу измерения (Пример для штрих-кодов: штука, коробка). Используя псевдонимы можно задать несколько вариантов наименования позиции, модельный ряд, краткое наименование, артикулы поставщиков, привязывать штрих-коды, создавать разноимённые прайс-листы.

Пример: во внутреннем описании номенклатуры фирмы используются свои артикулы и наименования, зачастую не несущие в себе никакой информации о типе продукции или полном русском наименовании позиции, необходимом для бухгалтерии клиента. Необходимо формировать прайс-лист, где вместо внутренних определений номенклатурной позиции подставлены более простое или более полное наименование, без ненужной или лишней конечному клиенту внутренней информации о позиции.

Для определения псевдонима необходимо определить группы псевдонимов, которые определяют набор позиций, соответствующие внутренней номенклатуре компании (таблицы соответствия). После этого для каждой позиции склада можно задать свой псевдоним по каждой группе псевдонимов. Для этого необходимо в информации о позиции склада (на закладке «псевдонимы») перейти в режим редактирования псевдонимов и заполнить таблицу псевдонимов по каждой группе. Если псевдоним по какой-нибудь группе не указан, то по умолчанию принимается либо наименование позиции, либо артикул или код продукции (для отчётов и прайс-листов). Используя кнопку импорта псевдонимов можно, имея соответствующий файл Excel, импортировать таблицу соответствия (группу псевдонимов) целиком. Строка такой отдельно взятой таблицы соответствия, определяемой группой псевдонимов, соответствует единственной внутренней позиции.

Для обеспечения импорта и экспорта документов Excel (пример: необходимо послать поставщику заявку в определённом формате и наоборот, клиент посылает заявку в своём формате файла Excel) необходимо для каждого формата документа Excel определить группу псевдонимов (таблицу соответствия во время операций импорта и экспорта).

Экспорт — наиболее простая операция без проверки соответствий.

Существует два варианта:

• Стандартный экспорт в Excel («экспортируем то, что видим»).
• Шаблонный экспорт в Excel, определяемый группой псевдонимов.

При данном варианте выбирается необходимая группа псевдонимов и указывается поле позиции, которое будет заменено псевдонимом. Можно указать несколько групп псевдонимов для нескольких полей. Пример: ID поставщика, штрих-код, артикул, краткое наименование.

Отчёты делятся на две группы: общие и зависимые.

Зависимые отчёты используют в качестве входных параметров строку табличной части окна, из которого вызывается зависимый отчёт (клиент, позиция склада, партия, документ, своя фирма).

Модуль отчётов предоставляет возможность конструировать в интерактивном режиме сложноподчинённые параметризированные отчёты SQL. Для каждого отчёта регулируются права доступа. Результат отчёта представляет собой документ Excel, который, в свою очередь, может быть подвергнут более развёрнутому анализу средствами Excel (фильтры, сводные таблицы, диаграммы, макросы и т.д.).

• Права раздаются по группам пользователей;
• Возможность редактирования умолчаний для формирования документов (своя фирма, тип операции);
• Отсутствие монопольного режима, доступ к настройкам осуществляет только администратор.

Основные права пользователей:

• Доступ к справочникам (номенклатура, клиенты, свои фирмы, отчёты, склады, операции);
• Доступ к документам (вид документа, авторство, период);
• Правила списания со склада (отпускать в минус, отпускать только свободные, не превышать лимит, возможность добавлять позицию в тот или иной тип документа) по каждой секции;
• Доступ к межскладским операциям.
• Метод выбора партии товара при списании ( FIFO, LIFO и т.д.) по каждой секции;
• Право на экспорт и импорт;
• Блокировка документа;
• Доступ к заблокированным;
• Редактирование табличной части документа;
• Доступ на определение псевдонимов.
• Запрос пароля при каждой операции.

• Свои фирмы и операции;
• Шаблоны первичных документов;
• Склады и номенклатура (видимые секции по складу, формулы расчёта цен, настройка единиц измерения);
• Счётчики документов;
• Курсы валют;
• Фильтры;
• Таблицы и поля;
• Индивидуальные настройки для локальной станции (интерфейс, автообновление, действия и т.д.).

Настраивается определением ограниченного набора основных валют (4 валюты: у.е., USD, EUR, рубли), среди которых выделяется главная, а также определением неограниченного набора дополнительных валют для информационного отображения.

Главная валюта определяет оперативный учёт во время работы (отображение текущей рентабельности позиции в документах т.д.). Во время работы любого пользователя главную валюту можно оперативно переключать.

Товарно-финансовый учёт ведётся параллельно во всех основных валютах посредством фиксации (при каждой операции) кросс-курсов этих валют относительно главной валюты. Межвалютные курсы (как основных так и дополнительных валют) можно узнать в специальной переключаемой таблице в окне «Курсы».

Необходимость параллельного учёта в основных валютах возникает:

• при явном определении валюты расчета с поставщиком, когда себестоимость товара должна оставаться неизменной, т.е. не зависеть от курсовой разницы валют;
• для бухгалтерской отчётности в национальной валюте.

Помимо удобства переключения главной валюты параллельный учет в нескольких основных валютах позволяет посредством отчетов выявить наиболее стабильную и более приемлемую в качестве главной валюту, из чего может следовать решение компании о переходе с одной главной валюты на другую.

Исчисляется только набором основных валют.

Дополнительные валюты используются только для оперативного отображения сумм по текущим курсам этих валют и калькуляции пересчёта в основные валюты при вводе сумм в документах.

Для каждого клиента возможно указать формулу расчёта глубины кредита, вычисляемую на основании регистров клиента. Глубина кредита буде определять максимальную сумму выдаваемого товара без предварительной оплаты.

Быстрое переключение между пользователями без перезагрузки программы (при одновременной работе с одним компьютером нескольких менеджеров торгового зала). Возможно использование считывателя штрих-кода в качестве средства авторизации, а также автоматическая блокировка по заданным критериям (время простаивания, горячая клавиша).